如何控制項目中發(fā)生的變更
發(fā)布時間：2015/11/18 9:56:00
最初被寄予厚望的項目常常會以挫折和失望告終,這是一種殘酷的現(xiàn)實.項目計劃不會自動實施,它們也不可能很肯定地預測未來.所以項目管理需要強有力的開端,需要沿著正確的方向進行,需要持續(xù)改進與管理,以便計劃得到正確的理解,計劃實施時能夠產(chǎn)生預期成果,當有意外事件發(fā)生時,你需要作出快速反應,以便能夠跟蹤項目并重新努力去完成.
沒有哪個項目是完全按規(guī)劃進行的,因為規(guī)劃中的失察,新的機會和無人可以預見的時間或問題,對最初規(guī)劃或?qū)ψ罱K產(chǎn)品系統(tǒng)的更改是無法避免的,項目的變更包括修正工作、人員增加、重組和進行時間、成本和績效的抵消。
系統(tǒng)的變更常常包括參數(shù)變更和犧牲技術(shù)績效以滿足時間和成本的限制。一旦項目經(jīng)理必須修訂項目規(guī)劃和重新安排工期，項目必須在特定的日期完成，那么資源將嚴格受限。
1.變更的原因
發(fā)生變更的原因如項目范圍、技術(shù)標準、質(zhì)量規(guī)格或在設計階段發(fā)生的變更，或在工作中發(fā)生設計中的一些錯誤，或需求發(fā)生了變化。 還有一類是掙值的變更，是為了提高項目的價值，增加項目收益，有意識地改變原來的做法或改進一些措施。變更往往回帶來一些風險或成本、工期延長。因此要在變更出現(xiàn)的時候有效地對變更加以管理。
2.變更控制系統(tǒng)
變更控制系統(tǒng)是一個設計好的、規(guī)劃好的項目管理過程。包括：
(1)在變更出現(xiàn)時連續(xù)地加以識別，然后將變更按照一定程序通知給相應的有關(guān)群體。
(2)以對項目成本、項目持續(xù)時間和其他任務影響的方式揭示這些變更的后果。
(3)允許進行管理上的分析、調(diào)查，替代行動方案。
(4)將變更通知所有相關(guān)群體。
(5)確定解決分歧和最小化沖突的策略。
(6)保證變更的實施。
(7)按月報告當時所有變更的小結(jié)和它們對項目的影響。
3.正規(guī)的變更控制
正規(guī)的變更控制就是密切監(jiān)控工作,使其不超出原來的指標.
(1)確保原定的工作范圍和工作要求(指定的工期、預算)被清楚地陳述并得到負債者的認可。
(2)密切監(jiān)控工作以保證其滿足(不是超出)指標。
(3)仔細篩選成本或工期超標的任務(會顯著增加工作范圍)，并迅速采取行動改正問題。
(4)要求所有變更服從于事先規(guī)定的要求和批準程序。
(5)要求所有分包商和所有采購定單、測試要求等具備相似的控制過程。
(6)在一個預定的時間階段，凍結(jié)所有非實質(zhì)性的變更，并允許設計結(jié)束，以便下一階段可以開始，凍結(jié)點必須由管理方同意。規(guī)劃越早被凍結(jié)，變更對工期和成本產(chǎn)生負面影響的機會就越小。
4.配置管理
配置管理包括一個技術(shù)過程和一個行政指導過程。
(1)界定一個項目或系統(tǒng)的功能和物理特性,并控制特性的變化.
(2)經(jīng)審核證實符合要求.
要點:
(1)仔細定義項目的交付物.
(2)嚴格控制對項目交付物的變更.
(3)確保最終交付物與經(jīng)核準變更后的系統(tǒng)定義相吻合.
步驟:
(1)編制說明書
(2)制訂總體設計.
(3)實施和測試系統(tǒng).
(4)檢查項目和系統(tǒng),以核實是否符合要求. (項目管理者聯(lián)盟)
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