高效項(xiàng)目管理的十大要訣
發(fā)布時(shí)間：2010/11/5 15:05:00
當(dāng)前社會(huì)越來越傾向于以項(xiàng)目為中心，通過良好的項(xiàng)目管理來提高工作效率是非常有效的。但是對(duì)大多數(shù)公司來說，轉(zhuǎn)向以項(xiàng)目為導(dǎo)向的管理結(jié)構(gòu)將會(huì)帶來極大的變化，盡管變化本身會(huì)帶來利益，但是人們卻往往抵制變化。
一定的規(guī)則和指導(dǎo)方針是非常必要的。
1、縮小項(xiàng)目范圍
沒有什么比項(xiàng)目永遠(yuǎn)也完不成更糟糕了。項(xiàng)目耗時(shí)太久往往會(huì)耗盡資源，甚至是拖垮最富活力的團(tuán)隊(duì)。為了保持項(xiàng)目的緊湊，同時(shí)也為了按時(shí)完成工期，通常把大的項(xiàng)目分割成小一些的項(xiàng)目來做。從長(zhǎng)期來看，一系列的小項(xiàng)目的按時(shí)完成對(duì)于組織來說比起一個(gè)也許永遠(yuǎn)也完成不了的大項(xiàng)目的一次性成功要有用得多。
2、杜絕“肥胖”團(tuán)隊(duì)
獲得好的開端的最好方式就是確保項(xiàng)目組規(guī)模合適。項(xiàng)目組越大就越難激勵(lì)和管理，并且大項(xiàng)目組里成員的個(gè)性沖突也往往會(huì)成為工作正常進(jìn)行的阻礙。
盡管在項(xiàng)目中分工明確、各司其職是慣例，但是項(xiàng)目組沒有最佳規(guī)模。如果項(xiàng)目組人員不夠，一個(gè)人同時(shí)承擔(dān)多項(xiàng)任務(wù)也是可以的。
3、要求專職參與
為了確保項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，各項(xiàng)目成員必須在項(xiàng)目進(jìn)行期間專職從事項(xiàng)目本身的工作。
如果企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)希望項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)以最佳的狀態(tài)和熱情投入項(xiàng)目工作，他們也需要提供給項(xiàng)目組成員這樣的條件，即讓他們放棄日常的工作專心投身于項(xiàng)目工作中去。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)通過給每個(gè)項(xiàng)目組配備專門的資源和人員，讓項(xiàng)目組成員明確認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目的重要性。
4、建立項(xiàng)目評(píng)審小組
項(xiàng)目評(píng)審小組是項(xiàng)目組的控制部門，他們負(fù)責(zé)制定業(yè)務(wù)方針和戰(zhàn)略指導(dǎo)，同時(shí)協(xié)助清除工作障礙，避免項(xiàng)目隱患。
通常，企業(yè)里相關(guān)部門的中層和IT管理人員每?jī)芍軈⒓右淮雾?xiàng)目情況通報(bào)會(huì)。為確保項(xiàng)目連續(xù)性，在會(huì)上確定的問題交給項(xiàng)目評(píng)審小組成員處理和解決，項(xiàng)目組則繼續(xù)進(jìn)行正常的工作。
5、不使人員過度疲勞
對(duì)于項(xiàng)目成員來說感覺工作壓力太大以至于身心俱疲是非常不尋常的。企業(yè)管理者對(duì)這一點(diǎn)要保持敏感并應(yīng)盡量避免。
如果有人在項(xiàng)目工作中感到過度疲勞，這一般說明項(xiàng)目安排的不合理。人們通常喜歡給工作主動(dòng)性強(qiáng)的人多安排工作。但是如果你發(fā)現(xiàn)某些人剛完成一個(gè)項(xiàng)目馬上又被安排到另一個(gè)項(xiàng)目，你就應(yīng)該考慮通過制定規(guī)定來限制和控制這樣的用人方式。
6、適當(dāng)尋求外援
適當(dāng)引進(jìn)項(xiàng)目組成員以外的專家是防止項(xiàng)目成員過度疲勞的另一種方式。除了狀大了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)以外，外來者通常還能提供有價(jià)值的新觀點(diǎn)和看法。在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間引進(jìn)恰當(dāng)?shù)摹巴庠笔欠浅１匾摹?
技術(shù)或業(yè)務(wù)專家是一種外援，項(xiàng)目管理專家也是一種外援。在決定尋求外援之前，要對(duì)項(xiàng)目的整體規(guī)劃和所需的經(jīng)驗(yàn)技巧做到心中有數(shù)，有的放矢。
7、充分授權(quán)
項(xiàng)目組要致力于按期完成項(xiàng)目，不應(yīng)該再要求他們?cè)诔淌交墓ぷ魃侠速M(fèi)時(shí)間，像制定時(shí)間表或者參加部門例會(huì)等工作可以交給項(xiàng)目組以外的人。
并且，項(xiàng)目組還應(yīng)該被充分的授權(quán)，他們可以有權(quán)利選擇優(yōu)先做那些對(duì)項(xiàng)目有利的工作，以保證項(xiàng)目能夠按時(shí)按預(yù)算完成。
個(gè)人的主動(dòng)性是非常寶貴的。通常在領(lǐng)導(dǎo)的信任下，人們會(huì)加倍努力工作。
8、正確使用項(xiàng)目管理工具
普通的項(xiàng)目管理工作可以通過一些自動(dòng)化工具完成。有些項(xiàng)目管理工具可以提供項(xiàng)目跟蹤、任務(wù)管理、工作流程管理和資源分析等，如果能夠找到基于企業(yè)內(nèi)部互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的這樣的管理工具，通常會(huì)促進(jìn)信息的共享和交流。
不過要記住，對(duì)于富有挑戰(zhàn)性的項(xiàng)目，使用項(xiàng)目管理工具卻往往會(huì)增加項(xiàng)目的復(fù)雜性，反而并非好事。
9、要善于激勵(lì)
項(xiàng)目參與者為項(xiàng)目付出了辛苦的工作，有的還犧牲了個(gè)人的利益，因此他們都應(yīng)該得到獎(jiǎng)勵(lì)和認(rèn)可。激勵(lì)并非一定用錢。有時(shí)候公司領(lǐng)導(dǎo)的一封誠(chéng)摯的表?yè)P(yáng)信就夠了。
還有像獎(jiǎng)勵(lì)體育比賽或文藝演出的門票、給予額外的假期、發(fā)點(diǎn)獎(jiǎng)金等很是有意義的表達(dá)感謝的方式，也很受員工們歡迎。
10、不要容忍“質(zhì)量不高”工作方式
可靠的項(xiàng)目管理政策應(yīng)該避免“質(zhì)量不高”式工作方式的誘惑，因?yàn)檫@會(huì)導(dǎo)致出錯(cuò)、浪費(fèi)、返工和挫折。
2010-10-25